Πολιτική αναφορών

Το Διοικητικό Συμβούλιο της εταιρείας «FOSS – ΠΑΡΑΓΩΓΗ ΚΑΙ ΕΚΜΕΤΑΛΛΕΥΣΗ ΟΠΤΙΚΟΑΚΟΥΣΤΙΚΟΥ ΥΛΙΚΟΥ – ΑΝΩΝΥΜΗ ΕΤΑΙΡΕΙΑ» (εφεξής «Εταιρεία») σε εκτέλεση των διατάξεων του Ν. 4990/2022 και των Υ.Α., ερμηνευτικών εγκυκλίων, κ.λπ., που έχουν εκδοθεί κατ’ εξουσιοδότησή του, θέσπισε την παρούσα Πολιτική Αναφορών που αποτελεί τμήμα του Εσωτερικού Κανονισμού Εργασίας και θα εφαρμόζεται εφεξής.

1. Εισαγωγή

Η Εταιρεία διεξάγει τις επιχειρηματικές δραστηριότητες της με ακεραιότητα και μηδενική ανοχή σε παράνομες, ανήθικες και αντιδεοντολογικές πράξεις και στοχεύει στη διαφάνεια έτσι ώστε οι εργαζόμενοι και οι συνεργάτες της να ενθαρρύνονται και να νιώθουν ασφαλείς να εγείρουν προβληματισμούς και να υποβάλουν αναφορές σχετικά με τυχόν παραβάσεις που αντιλαμβάνονται. Κάθε τυχόν παράβαση μπορεί να έχει αρνητική επίδραση και για την Εταιρεία και για αυτό τον λόγο ενθαρρύνει την αναφορά εύλογων προβληματισμών ή υποψιών σχετικά με την τέλεση της. Η παρούσα Πολιτική Αναφορών αποσκοπεί στην διευκόλυνση της σχετικής διαδικασίας και την αποτελεσματική διαχείριση κάθε αναφοράς που θα υποβληθεί σε εφαρμογή της.

2. Πρόσωπα που μπορούν να υποβάλουν αναφορά

2.1 Η παρούσα Πολιτική Αναφορών αφορά:

• Όλους τους εργαζόμενους της Εταιρείας με πλήρη ή μερική απασχόληση, ορισμένου ή αορίστου χρόνου ή με άλλη σχέση εργασίας.
• Τους συνεργάτες της Εταιρείας (εξωτερικοί συνεργάτες, προμηθευτές, σύμβουλοι, εργολάβοι και υπεργολάβοι κ.α.) και το προσωπικό τους (εάν είναι νομικά πρόσωπα).

2.2 Η Πολιτική Αναφορών δεν καλύπτει:

• Διαφωνίες σε θέματα που αφορούν πολιτικές και αποφάσεις της Διοίκησης.
• Προσωπικά θέματα ή διαφωνίες με συναδέλφους ή προϊσταμένους.
• Φήμες.

3. Ορισμοί

Για τους σκοπούς της παρούσας Πολιτικής Αναφορών, ισχύουν οι παρακάτω ορισμοί:

3.1 Παραβίαση: ο όρος «Παραβίαση» περιλαμβάνει σε γενικές γραμμές τις επικίνδυνες, ανήθικες, αντιδεοντολογικές ή παράνομες πρακτικές που ενδέχεται να εντάσσονται στη σφαίρα ευθύνης της Εταιρείας ή να πραγματοποιηθούν στο πλαίσιο των δραστηριοτήτων της και δημιουργούν κίνδυνο. Οι Παραβιάσεις μπορεί να περιλαμβάνουν (ενδεικτικά και όχι περιοριστικά):

• Δράσεις που ενδέχεται να θέσουν σε κίνδυνο την υγεία ή/και την ασφάλεια τωνφυσικών προσώπων.
• Δράσεις που ενδέχεται αν θέσουν σε κίνδυνο το περιβάλλον.
• Διαρροή εμπιστευτικών πληροφοριών, επιχειρηματικών μυστικών, σχεδιασμών που άπτονται στρατηγικών ή γενικότερα οικονομικών συμφερόντων της Εταιρείας.
• Απάτη, πλαστογραφία, κλοπή, υπεξαίρεση.
• Διαφθορά, κατάχρηση εξουσίας, δωροδοκία.
• Σύγκρουση συμφερόντων.
• Παραβίαση εμπιστευτικότητας προσωπικών δεδομένων.
• Παραβίαση νομοθεσίας για τον ανταγωνισμό.
• Παραβάσεις σε θέματα ασφάλειας και υγείας.
• Παραβάσεις σε θέματα νομικών υποχρεώσεων και φορολογικού ελέγχου.
• Διακριτική μεταχείριση.
• Βία και παρενόχληση.
• Απειλή, εκβίαση, εξύβριση, συκοφαντική δυσφήμιση.
• Κατάχρηση πόρων της Εταιρείας.
• Μη ηθική συμπεριφορά.
• Παραβίαση εταιρικών πολιτικών και κωδίκων.
• Απόκρυψη οποιουδήποτε από τα παραπάνω.

3.2 «Αναφορά»: η προφορική ή γραπτή ή μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας παροχή πληροφοριών σχετικά με Παραβίαση.
3.3 «Αναφερόμενος»: το φυσικό ή νομικό πρόσωπο που κατονομάζεται στην Αναφορά ως πρόσωπο στο οποίο αποδίδεται η Παραβίαση ή που σχετίζεται με το πρόσωπο στο οποίο αποδίδεται η Παραβίαση.
3.4 «Αναφέρων»: το φυσικό πρόσωπο που προβαίνει σε Αναφορά παρέχοντας πληροφορίες σχετικά με Παραβίαση, τις οποίες απέκτησε στο πλαίσιο των εργασιακών δραστηριοτήτων του.
3.5 «Αντίποινα»: οποιαδήποτε άμεση ή έμμεση πράξη ή παράλειψη εντός του εργασιακού πλαισίου που προκαλεί ή ενδέχεται να προκαλέσει αδικαιολόγητη ζημία στον Αναφέροντα ή να τον θέσει σε μειονεκτική θέση και συνδέεται με Αναφορά.
3.6 «Βάσιμοι λόγοι»: η δικαιολογημένη πεποίθηση προσώπου με παρόμοιες γνώσεις, εκπαίδευση και εμπειρία με τον Αναφέροντα, ότι οι πληροφορίες που διαθέτει είναι αληθείς και συνιστούν Παραβίαση.
3.7 «Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.)»: εργαζόμενος της Εταιρείας ή τρίτο πρόσωπο που διαθέτει τα εχέγγυα καταλληλότητας κατά την οικεία νομοθεσία και ορίζεται από το Διοικητικό Συμβούλιο της Εταιρείας, στο οποίο και αναφέρεται.

4. Προστασία προσώπων που υποβάλουν Αναφορά

4.1 Η Εταιρεία εκτιμά ότι η υποβολή Αναφοράς ενδεχομένως προκαλεί προβληματισμό και, κατά συνέπεια, επιθυμεί να καθησυχάσει όποιον καλόπιστα προτίθεται να υποβάλει Αναφορά δηλώνοντας ρητά και απερίφραστα ότι δεν θα υποστεί κανενός είδους δυσμενή μεταχείριση ως αποτέλεσμα της υποβολής της, ούτε ότι θα ληφθεί κάποιο μέτρο σε βάρος του, ακόμα και αν ο προβληματισμός που εγείρεται με την Αναφορά, δεν επιβεβαιωθεί από μεταγενέστερη έρευνα.
4.2 Τυχόν θυματοποίηση, παρενόχληση, εκφοβισμός ή οποιαδήποτε άλλη δυσμενής μεταχείριση ατόμου, που έχει υποβάλλει Αναφορά βάσει αυτής της Πολιτικής ως Αντίποινα, δεν θα γίνει ανεκτή.
4.3 Σε περίπτωση που ο Αναφέρων θεωρήσει ότι έχει υποβληθεί σε οποιαδήποτε Αντίποινα ως αποτέλεσμα Αναφοράς στο πλαίσιο αυτής της Πολιτικής, θα πρέπει να ενημερώσειαμέσως τον Υ.Π.Π.Α. και να θέσει υπ’ όψιν του κάθε σχετικό περιστατικό ή άλλο τυχόν στοιχείο.

5. Εμπιστευτικότητα

Η Εταιρεία δεσμεύεται να προστατεύει την ανωνυμία του Αναφέροντος και να μην προβεί σε ενέργειες που μπορεί να αποκαλύψουν την ταυτότητά του. Σημειώνεται ότι η αποκάλυψη της ταυτότητας του Αναφέροντος μπορεί να απαιτηθεί από Δικαστήριο ή άλλη νομική διαδικασία στο πλαίσιο διερεύνησης της υπόθεσης. Η διατήρηση και η επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα πραγματοποιείται σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία για την προστασία των προσωπικών δεδομένων και τις σχετικές πολιτικές και διαδικασίες της Εταιρείας.

6. Ανώνυμες Αναφορές

Η Εταιρεία δεν ενθαρρύνει την ανώνυμη υποβολή Αναφοράς καθόσον η φιλοσοφία και η κουλτούρα της επιτρέπουν την έκφραση ανησυχίας ανοιχτά από κάθε Αναφέροντα, ωστόσο αυτή δεν απαγορεύεται. Πρέπει να επισημανθεί ότι τυχόν εύλογοι προβληματισμοί που εκφράζονται υπό τη μορφή ανώνυμης Αναφοράς, δεν μπορούν να διεκπεραιωθούν τόσο αποτελεσματικά όσο η επώνυμη Αναφορά, καθώς συχνά είναι πιο δύσκολο να διερευνηθούν. Σε κάθε όπως περίπτωση και κάθε ανώνυμη Αναφορά θα ληφθεί εξίσου σοβαρά υπόψη και θα διερευνηθεί όσο το δυνατόν πληρέστερα.

7. Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.)

7.1 Για λόγους ανεξαρτησίας και εμπιστευτικότητας, κάθε τυχόν Αναφορά θα υποβάλλεται στον Διευθυντή του τμήματος διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού της Εταιρείας ως καθ’ ύλην «Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών» (Υ.Π.Π.Α.), ο οποίος βάσει του αντικειμένου του και της εμπειρίας του στην Εταιρεία είναι ικανός να αναγνωρίσει την σημασία της προστασίας των συμφερόντων, βοηθώντας παράλληλα στη διεξοδική έρευνα και διαχείριση της υπόθεσης.
7.2 Το Διοικητικό Συμβούλιο της Εταιρείας κατά την ανέλεγκτη κρίση του μπορεί να ορίσει άλλο πρόσωπο, εργαζόμενο της Εταιρείας ή μη ως Υ.Π.Π.Α. σε εκτέλεση των οικείων διατάξεων, υποχρεούμενο να ενημερώσει τα ενδιαφερόμενα μέρη κατά τα προβλεπόμενα στο άρθρο 10 της παρούσας Πολιτικής.

8. Υποβολή Αναφοράς - Διερεύνηση

8.1 Προκειμένου να διευκολυνθεί η διερεύνηση και η ορθή αξιολόγηση της εκάστοτε υπόθεσης, η Αναφορά θα πρέπει να περιλαμβάνει τα συγκεκριμένα γεγονότα που δημιουργούν τους προβληματισμούς/υποψίες παραθέτοντας ονόματα, ημερομηνίες, έγγραφα και τοποθεσίες και κάθε άλλο τυχόν στοιχείο που είναι κρίσιμο για την τεκμηρίωση και αξιολόγησή της. Αναφορά γίνεται είτε γραπτά, είτε προφορικά προς τον Υ.Π.Π.Α., είτε μέσω email στο [email protected], στο οποίο παραλήπτης θα είναι αποκλειστικά και μόνο ο Υ.Π.Π.Α. Σε περίπτωση υποβολής προφορικής Αναφοράς, ο Υ.Π.Π.Α. θα συντάξει αναλυτική έκθεση, την οποία θα προσυπογράψει ο Αναφέρων.
8.2 Ο Υ.Π.Π.Α. θα επιβεβαιώσει την παραλαβή της Αναφοράς στον Αναφέροντα εντός επτά (7) εργάσιμων ημερών από την ημέρα παραλαβής. Εν συνεχεία θα ελέγξει εάν η Αναφορά είναι τεκμηριωμένη και εντάσσεται στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας Πολιτικής και προχωρεί στην διερεύνησή της, άλλως περαιώνει την διαδικασία με την αρχειοθέτησή της.
8.3 Οι λόγοι μη διερεύνησης/αρχειοθέτησης της Αναφοράς θα γνωστοποιούνται γραπτώς στον Αναφέροντα και θα αφορούν περιπτώσεις που τυχόν:
- Οι αναφερόμενες πράξεις δεν εμπίπτουν στον ορισμό της Παραβίασης.
- Η Αναφορά δεν έχει επαρκείς πληροφορίες για την τεκμηρίωση του ισχυρισμού ή των περιστατικών που στοιχειοθετούν Παραβίαση.
- Το ζήτημα έχει ήδη αντιμετωπισθεί ή επιλυθεί ή έχει ανακληθεί εγγράφως η Αναφορά.
8.4 Μετά την ολοκλήρωση του άνω υπό 8.2. ελέγχου της Αναφοράς από τον Υ.Π.Π.Α., αυτός θα ενημερώσει την Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών, η οποία συγκροτείται με απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου της Εταιρείας και αποτελείται από τρία (3) μέλη και θα τους γνωστοποιήσει κάθε στοιχείο που σχετίζεται με αυτή.
8.5 Εάν η Αναφορά αναφέρεται σε μέλος της Επιτροπής Αξιολόγησης Αναφορών ή ένα μέλος έχει σύγκρουση συμφερόντων, τότε το μέλος αυτό δεν θα συμμετέχει στην συνεδρίαση και θα αντικαθίσταται ad hoc από άλλο πρόσωπο, με απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου. Ο Αναφέρων ενδέχεται να κληθεί να παραστεί σε συνεδρίαση της Επιτροπής στο πλαίσιο της διερεύνησής της.
8.6 Ο Αναφέρων θα ενημερώνεται από τον Υ.Π.Π.Α. εντός τριών (3) μηνών από την παραλαβή της Αναφοράς του σχετικά με την πρόοδο της διερεύνησης, στο μέτρο του δυνατού και με τον ενδεδειγμένο τρόπο, λαμβάνοντας ιδίως υπόψη τυχόν δεσμεύσεις εμπιστευτικότητας και διαχείρισης δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που ισχύουν. Η Εταιρεία προστατεύει τόσο τα πρόσωπα που υποβάλλουν Αναφορά (Αναφέροντες) όσο και τα πρόσωπα τα οποία περιλαμβάνονται σε Αναφορές (Αναφερόμενοι). Η διερεύνηση πραγματοποιείται με πλήρη εχεμύθεια προκειμένου να αποφευχθεί ο στιγματισμός και η θυματοποίηση προσώπων. Το/α πρόσωπο/α που κατονομάζονται ή περιλαμβάνονται στην Αναφορά (Αναφερόμενος/οι) έχουν δικαίωμα να ενημερωθούν άμεσα για το περιεχόμενο της. Εάν πιθανολογείται ότι η ενημέρωση του/τους θα μπορούσε να παρακωλύσει την διερεύνηση της υπόθεσης και τη συλλογή των αποδεικτικών στοιχείων, η ενημέρωση αυτή μπορεί να αναβληθεί μέχρι να εκλείψει ο κίνδυνος αυτός.
8.7 Η ταυτότητα του Αναφέροντα παραμένει εμπιστευτική. Κατ’ εξαίρεση, αν η Αναφορά αποδειχθεί κακόβουλη, και εφόσον ο Αναφερόμενος το αιτηθεί, μπορεί να ενημερωθεί για την ταυτότητα του Αναφέροντα, προκειμένου να ασκήσει τα νόμιμα δικαιώματά του.

9. Αποτελέσματα - Ενέργειες – Κυρώσεις

9.1 Ανάλογα με τα αποτελέσματα της έρευνας που θα διεξαχθεί για την εξέταση της Αναφοράς, η Επιτροπή Διαχείρισης Αναφορών, προτείνει διορθωτικές ή και πειθαρχικές/νομικές ενέργειες.
9.2 Σε περίπτωση βάσιμης Αναφοράς ασκούνται πειθαρχικές κυρώσεις σύμφωνα με την εσωτερική διαδικασία και τον σχετικό Κανονισμό Εργασίας της Εταιρείας και εφόσον κριθεί απαραίτητο ή αναγκαίο, η Εταιρεία ενεργεί κατά νόμο, συμπεριλαμβανομένης της άσκησης των δικαιωμάτων της ενώπιον των αρμόδιων Δικαστηρίων κλπ. οργάνων.

10. Ενημέρωση για την Πολιτική Αναφορών

Όλα τα πρόσωπα που αφορά ή παρούσα Πολιτική (εργαζόμενοι, συνεργάτες κλπ.) θα λάβουν την κατάλληλη ενημέρωση προκειμένου να διασφαλιστεί ότι γνωρίζουν πλήρως τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις τους στο πλαίσιο αυτής. Οι εργαζόμενοι της Εταιρείας, θα ενημερωθούν με e-mail στην προσωπική ηλεκτρονική τους διεύθυνση για την παρούσα Πολιτική, η οποία θα αναρτηθεί στο site της Εταιρείας https://fossproductions.gr/politiki-anaforon για την ενημέρωση και των λοιπών ενδιαφερόμενων.